Napojenie e-shopu na ERP a účtovníctvo
Objednávka z e-shopu sa sama objaví v účtovníctve. Stav skladu sa sám vráti na web. Nikto nič neprepisuje a čísla v e-shope aj v ERP sedia. Na POHODU máme hotový konektor, iné ERP napojíme po analýze.
Takto tečú dáta na e-shope s vínom, ktorý sme napojili na POHODU.
Čo sa zmení v bežnom dni
Bez napojenia drží e-shop a účtovníctvo pokope človek. Prepisuje, porovnáva a opravuje. S napojením robí tú istú prácu systém a človek rieši len výnimky.
Každá ručne prepísaná objednávka je miesto, kde môže vzniknúť chyba. Napojenie tie miesta odstráni.
Ťažké nie je spojenie. Ťažké sú účtovné výnimky.
Poslať objednávku z jedného systému do druhého vie veľa dodávateľov. Rozdiel je v dokladoch, ktoré nevyzerajú ako bežná objednávka. Na e-shope s vínom sme ich riešili v ostrej prevádzke. Štyri, na ktoré sa oplatí myslieť od začiatku:
Dobropisy so správnym znamienkom
E-shop posiela vrátené sumy kladne. POHODA si mínus doplní sama podľa typu dokladu. Keď ho konektor otočí ešte raz, v účtovníctve vznikne dvojitý mínus a pohyby sa zaúčtujú zle.
Odpis z komisného skladu
Tovar predaný z komisie sa musí odpísať z konkrétneho skladu. Doklad, ktorý sklad neurčí, sa zaúčtuje inde, než má, a stav komisie prestane sedieť.
Zaokrúhlenie DPH
E-shop a ERP počítajú DPH každý po svojom. Konektor musí poslať doklad tak, aby POHODA sumy sama neprepočítala a halierové rozdiely nevznikali pri každej objednávke.
Staré objednávky pri spustení
Pri prechode na nový e-shop sme objednávky z POHODY preniesli do Shopify. Prenesené objednávky treba v štatistikách predaja oddeliť od nových, inak report ukáže rast, ktorý sa nestal.
Keď ERP na chvíľu nedýcha, nič sa nestratí
Každá zmena čaká vo fronte, kým ju ERP neprijme. Keď spojenie zlyhá, konektor to skúša znova. Nikto nemusí sledovať, či objednávka naozaj prešla.
Odoslanie sa opakuje počas vyše 41 hodín. Krátky výpadok ERP alebo siete tak prejde bez zásahu.
V takom intervale beží poistka, ktorá znova prejde nedávne zmeny.
Tak ďaleko dozadu poistka kontroluje. Čo neprejde ani potom, je označené ako zlyhané a dá sa dohľadať.
Overené na e-shope s vínom
produktov v Shopify, napojených na POHODU
- Objednávky a doklady z e-shopu do POHODY
- Stav zásob z POHODY späť do e-shopu
- Dobropisy a odpis z komisného skladu
- Prenos objednávok z POHODY pri spustení nového e-shopu
- Fronta s opakovaním a poistkou každých 15 minút
Konektor na POHODU sme mali hotový už pred týmto projektom. Pri ďalšom e-shope preto neprogramujeme od nuly. Prispôsobíme overené jadro vášmu účtovníctvu.
Na aké ERP sa napojíme
Hotový konektor máme na POHODU. Pri ostatných systémoch začíname analýzou. Zistíme, čo ERP ponúka navonok, a až potom navrhneme napojenie.
E-shop máme overený na Shopify. Pri inej platforme e-shopu začíname rovnako, analýzou.
Ako napojenie prebieha
Štyri kroky. Najviac času patrí prvým dvom, lebo chyba v mapovaní sa neskôr opravuje v každom doklade.
Analýza ERP
Zistíme, ako sa do vášho ERP dá dostať. API, webová služba, databáza alebo exporty. Spíšeme, ktoré dáta majú tiecť ktorým smerom.
Mapovanie
Sklady, sadzby DPH, typy dokladov, číselné rady, platby a doprava. Každé pole e-shopu dostane svoje miesto v ERP.
Napojenie s frontou
Zmeny idú cez frontu s opakovaním. Výpadok jedného systému nezastaví druhý a nič sa nestratí.
Kontrola rozdielov
Pred spustením porovnáme doklady v e-shope a v ERP. Po spustení sledujeme výnimky, kým sa prevádzka neustáli.
Analýza je prvý samostatný krok. Po nej dostanete rozsah a cenu realizácie.
Sťahujete e-shop na novú platformu? Napojenie na ERP je jedna z vecí, ktoré treba pri migrácii ustrážiť. Druhá je organika z Googlu, pozrite SEO pri migrácii e-shopu. A ak prechádzate na Shopify, pozrite Shopify e-shop.
Časté otázky
Nie. Napájame sa na systém, ktorý máte. Najprv zistíme, čo vaše ERP ponúka navonok, a podľa toho zvolíme spôsob napojenia.
Aj staršie systémy sa dajú napojiť. Cez webovú službu, priamo cez databázu alebo cez pravidelný export súborov. Ktorá cesta je bezpečná a udržateľná, ukáže analýza.
Zmeny čakajú vo fronte. Konektor ich skúša odoslať znova, sedemkrát počas vyše 41 hodín, a poistka každých 15 minút prejde posledných 48 hodín. Nič sa nestratí potichu.
Hotový a overený konektor máme na POHODU. Money, Omega, ABRA, Helios či vlastné ERP napájame po analýze. Hotový konektor nesľubujeme tam, kde ho ešte nemáme.
Áno. Práve tieto výnimky rozhodujú o tom, či napojenie účtovníčke pomáha, alebo jej pridáva prácu. Na e-shope s vínom bežia dobropisy, odpis z komisného skladu aj zaokrúhlenie DPH tak, ako ho čaká POHODA.
Podľa rozsahu. Rozhoduje, koľko typov dokladov, skladov a smerov má napojenie pokryť. Prvým krokom je analýza. Zadajte nám e-shop a ERP a my vám pošleme cenu.
Chcete, aby e-shop a ERP hovorili jednou rečou?
Napíšte nám, na akej platforme beží e-shop, aké ERP používate a ktoré dáta dnes prepisujete ručne. Ozveme sa s návrhom analýzy.